Comment raccourcir les réunions (pour de vrai)

Omar L. Gallaga

Si vous effectuez un travail de bureau typique, même à distance, vous passez probablement plus de temps que vous ne le souhaiteriez en réunion. L'année dernière, une enquête de la société d'engagement client AI Dialpad a révélé que 83% des 2 800 personnes interrogées ont déclaré passer de quatre à 12 heures par semaine en réunion. Si vous êtes un fondateur ou un dirigeant, ce temps peut atteindre plus de 20 heures.

Personne ne pourrait vous reprocher d'être épuisé. Qu'elles soient virtuelles ou en personne, les réunions nécessitent de la concentration et peuvent être épuisantes, en particulier pour les introvertis qui ne sont pas stimulés par les interactions avec leurs collègues.

À moins que votre entreprise n'adopte la position audacieuse d'éliminer les types de réunions, comme Shopify l'a dit plus tôt cette année, il est peu probable que vous puissiez y échapper complètement. Mais vous pouvez au moins essayer de les raccourcir, surtout si vous êtes l'organisateur. Les rassemblements de travailleurs sont généralement beaucoup trop longs, entraînés par des problèmes de zoom, des bavardages inutiles et l'absence d'un ordre du jour clair.

Aucune stratégie n'est parfaite, mais voici quelques idées pour réduire le temps que vous passez à rencontrer l'enfer.

Si vous êtes le planificateur de la réunion, envisagez de supprimer les réunions d'une heure ou de 45 minutes, à moins qu'elles ne soient essentielles à la mission ou qu'elles impliquent de nombreuses équipes présentant des mises à jour. Demandez-vous : pouvons-nous tout faire en 30 minutes ? Que diriez-vous de 15? Ne vous engagez pas trop sur le temps que vous avez mis de côté dans le calendrier.

Avant d'envoyer l'invitation, demandez-vous : "Est-ce que toutes ces personnes doivent être présentes à cette réunion ?" Vous pouvez toujours remplir ceux qui ne sont pas présents avec une courte mise à jour, si nécessaire. Les réunions avec trop de participants sont également susceptibles de durer plus longtemps.

La personne qui a organisé la réunion doit diriger la discussion et veiller à ce qu'elle reste sur la bonne voie et dans les délais. Si c'est vous et que ce n'est pas votre point fort, désignez quelqu'un d'autre pour diriger la réunion. N'ayez pas de réunion sans responsable; c'est une excellente façon d'errer et d'aller trop longtemps.

Jérémy Blanc

Emilie Mullin

Personnel filaire

Chevalier

L'arrêt de la pandémie a fait de Zoom un outil que presque tout le monde a dû commencer à utiliser, des PDG aux étudiants de la maternelle à la 12e année. Mais bizarrement, les gens ne semblaient pas beaucoup mieux naviguer dans les nombreux boutons de contrôle de Zoom et faire fonctionner le son. Nous sommes en 2023 et les réunions sont toujours entachées de "M'entends-tu ? Suis-je en sourdine ?"

Faites savoir aux participants à l'avance que la salle de réunion virtuelle ouvrira 10 minutes plus tôt pour une période de grâce "faites fonctionner votre micro et votre caméra". Si possible, ayez quelqu'un dans la salle de réunion pour vous aider à résoudre ces problèmes.

Soyez cohérent avec la plateforme virtuelle que vous utilisez pour les réunions. Passer de Zoom à Microsoft Teams à Google Meet introduit davantage de variables pouvant entraîner des retards.

Pour tous les types de réunions, assurez-vous qu'il y a un ordre du jour. Rien ne rend une réunion plus longue qu'un manque d'éléments d'action et une conversation sans but.

Et en parlant de conversation, mettez une limite de cinq minutes (ou moins) aux petites conversations. Si une équipe ne s'est pas réunie depuis un certain temps, quelques plaisanteries sont acceptables, mais ne les laissez pas faire dérailler l'ordre du jour. Pour les réunions régulières, organisez le chat social jusqu'à la fin de la réunion.

Si les participants se sentent pressés et résistent à l'idée de réunions plus courtes, rappelez-leur que le temps c'est de l'argent. Vous pouvez trouver plusieurs "Combien nous coûte cette réunion ?" des calculatrices qui vous donneront une bonne idée de la quantité d'argent que gaspillent les longues réunions.

Comme pour les réunions entièrement virtuelles, envisagez d'ouvrir la salle de réunion en ligne et l'espace en personne cinq à 10 minutes à l'avance, et indiquez clairement à l'avance que les réunions hybrides ne seront pas interrompues pour que les personnes en ligne puissent s'installer.

Il est difficile de réguler les distractions des gens lorsqu'ils ne sont pas dans la salle, mais pour toute personne participant en personne, envisagez d'adopter une politique "pas de distractions téléphoniques" pendant les réunions. Les téléphones sont coupés et rangés sauf en cas d'urgence. Au lieu de donner aux gens une excuse pour utiliser leurs appareils mobiles pour consulter votre agenda, pensez à l'imprimer. Personne n'aime gaspiller du papier, mais détourner les yeux des gens de leur écran peut en valoir la peine.

En parlant d'ordres du jour, le vôtre, quel que soit le type de réunion, devrait inclure des temps de discussion cibles pour chaque sujet majeur. Vous n'aurez peut-être besoin que de cinq minutes pour certains sujets, tandis que d'autres peuvent nécessiter 15 minutes ou plus. Notez ces heures afin que les participants sachent quelles sont les priorités temporelles. Si vous voulez faire passer cette idée au niveau supérieur, faites ce que font les podcasteurs pour garder une trace du temps : Ayez un compte à rebours de style Pardon the Interruption pour chaque sujet. Vous pouvez trouver gratuitement de nombreuses applications ou sites de compte à rebours en ligne. BigTimer.net est l'un des plus faciles à utiliser. Il fonctionne à partir de n'importe quel navigateur, peut être personnalisé et n'ajoute aucun coût à vos réunions.

Maintenant, parlons nourriture. Oui, de la nourriture. Avez-vous déjà été en réunion et les choses ont-elles complètement dérapé à cause d'un gâteau d'anniversaire ou d'un repas qui prend 10 ou 15 minutes avant une réunion ? Les gens qui remplissent des assiettes en papier avec des friandises à partir d'un plateau de fruits et légumes peuvent être un temps énorme, sans parler d'une gêne pour ceux qui se joignent en ligne qui ne peuvent pas participer aux friandises.

Si vous devez prendre des collations pour une réunion, assurez-vous qu'il s'agit d'aliments à emporter. Les bagels sont super. Un bar à tacos pour le petit déjeuner avec 10 sortes de salsa ? Dites adieu à votre temps de conclusion cible.

Enfin, si tous les sujets de discussion ont été touchés et les points d'action attribués et qu'il reste encore du temps sur l'horloge de la réunion, n'hésitez pas à ajourner plus tôt. Vous serez un héros de bureau si vous pouvez aider vos collègues à récupérer une partie de leur temps. Soyez vigilant : Ne laissez pas les réunions longues et inefficaces devenir la norme.

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